شماره‌ی مطلب : 17 | تعداد بازدید : 2344
فرایندها و ابزارهای شخصی کاربران
برای کاربران امکانات متعددی وجود دارد. سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای برای راحتی ارتباط و کار کاربران طراحی شده‌است. در این بخش ابزارهایی معرفی شده‌اند که به‌صورت اختصاصی در اختیار یک کاربر قرار گرفته و حکم برنامه‌های اختصاصی کاربران را دارند.
» یادآوری‌های شخصی
» یادداشت‌های خصوصی
» تقویم کاری و مناسبات عمومی
» صندوق پستی
» دفتر تلفن
یادآوری فرایندی شبیه کوک‌کردن ساعت است تا فرارسیدن یک موعد معین را اطلاع دهد. این فرایند می‌توان مدت‌زمان مانده تا شروع رویداد را نیز یادآوری می‌کند. عنوان و شرح رویداد، روز و ساعت شروع رویداد و مدت‌زمان رویداد در یک صفحه ثبت می‌شوند. اگر نیاز به اطلاع‌رسانی قبل از شروع رویداد داشته باشید می‌توانید برحسب دقیقه، ساعت یا روز زمان یادوری را معلوم کنید. تکرار یادآوری در پریودهای زمانی خاص نیز یکی از وظایف سیستم در یادآوری وقوع رویداد است.
سیستم به‌راحتی می‌تواند ده‌ها رویداد در دقیقه را به‌صورت پی‌درپی یادآوری کند. هنگام رسیدن موعد رویداد و یا ورود به پریود زمانی تعیین‌شده‌ی قبل از وقوع رویداد، صفحه‌ای ظاهر می‌شود که ضمن یادآوری موکد، مدت‌زمان باقیمانده تا شروع رویداد، تعداد یادآوری‌ها و زمان سپری‌شده را مشخص می‌کند شما می‌توانید در همان صفحه از تکرار دوباره‌ی یادآوری جلوگیری کنید یا اینکه از سیستم بخواهید تا یادآوری‌اش را تکرار کند. همچنین تعداد یادآوری‌های هر روز از طریق سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای اطلاع داده می‌شود. فرایند یادآوری از آواهای اطلاع‌رسان هنگام فرارسیدن موعدش استفاده می‌کند.
جزئیات یادآوری‌ها همراه با وضعیت اطلاع‌رسانی و آخرین وضعیت یادآوری در یک جدول مجزا بایگانی و نگهداری می‌شود. این جدول را در صفحه‌ی تقویم و یادداشت مشاهده کنید.
کاربران می‌توانند یادداشت‌های شخصی و خصوصی خود را با قید تاریخ و ساعت در سیستم به‌ثبت برسانند. این یادداشت‌ها شخصی‌ست و شخصی می‌مانند. یکی از قسمت‌های عنوان یا شرح یادداشت بایستی حتما پرشده‌باشد تا یادداشت شخصی کاربر وارد پایگاه اطلاعات شود. یادداشت‌ها در یک جدول مجزا در قسمت تقویم و یادداشت بایگانی و نگهداری می‌شوند.
این گزینه برای اسفاده‌ی کلیه‌ی کاربران سیستم بوده و جهت ثبت مناسبت‌های مختلف عمومی و شرکتی در تقویم مخصوص موسسه طراحی شده است. مناسبت‌ها براساس روز و ماه از هم جداشده و اگر فقط مخصوص یک‌سال نباشند در این‌صورت سال بعد درهمان روز و ماه دوباره تکرار می‌شوند. درکنار تعیین مناسبت، وضعیت تعطیلی روزهای مختلف سال نیز با همین فرایند مشخص می‌شود.
تعداد مناسبت‌ها برای یک روز هیچ محدودیتی ندارد و توسط همه‌ی کاربران دیده می‌شوند. مناسبت‌های هر روز علاوه بر نمایش در قسمت همه چیز درباره‌ی امروز هنگام اشاره کاربر به تاریخ روز در بالای صفحه اول نیز نمایش داده می‌شوند. درصورت تکمیل دقیق و صحیح تقویم، امکان استفاده از آن در دوره‌های مالی دیگر با استفاده از فرایند فراهم خواهد بود.
درحالت شبکه هر کاربر دارای یک صندوق‌پستی مخصوص خود است. با استفاده از این سیستم، امکان ارسال و دریافت نامه از باقی کاربران و مدیرسیستم به‌صورت خصوصی فراهم می‌شود. هنگام ارسال نامه می‌توان آنرا به یک کاربر، یک گروه از کاربران و یا همه‌ی کاربران ارسال کرد. موضوعات صندوق پستی قابل تنظیم در آماده‌سازی اطلاعات بوده و به‌صورت پیش‌فرض موضوعات اطلاع‌رسانی، انتقاد، تشکر، پشنهاد و نظرخواهی قید شده‌است. از دیگر موضوعات پیش‌فرض که کارایی صندوق‌پستی را بیشتر می‌کند اعلام تماس‌های تلفنی انجام‌شده با کاربر توسط منشی مربوطه در زمان‌های دردسترس‌نبودن کاربر است. علاوه بر موضوع، عنوان و شرح نامه‌ی ارسالی را نیز می‌توان تکمیل کرد.
نامه‌ی ارسالی در «فهرست کلیشه‌های ارسال» کاربر ارسال‌کننده ذخیره می‌شوند. بخش «گزارش نامه‌های ارسالی» آخرین وضعیت نامه را معلوم می‌کند. این گزارش مشخص می‌کند که نامه‌ی ارسال‌شده در چه ساعتی توسط گیرنده‌ی نامه دیده‌شده‌است. همچنین اگر نامه توسط گیرنده حذف شده‌باشد زمان روی‌دادن این اتفاق گزارش می‌شود. صندوق پستی در بخش فهرست نامه‌های دریافتی «نامه‌های جدید» و «نامه‌های خوانده‌شده» را از هم جدا کرده و در قسمت‌های مختلف به شما نمایش می‌دهد. خواندن نامه در صفحه‌ای مخصوص انجام می‌شود و می‌توان نامه‌ی دریافتی را پاسخ داد و یا اینکه به دیگران ارسال کرد. محتوای نامه‌ی دریافتی را همچنین می‌توان با پیامک و یا ایمیل نیز پاسخ داد. در نامه‌های دریافتی مشخصات فرستنده به همراه تاریخ و ساعت دقیق ارسال قید شده‌است. هنگام پاسخ به یک نامه، محتوای نامه‌ی دریافتی به انتهای شرح نامه‌ی ارسالی پیوست می‌شود.
صندوق پستی از امکانات سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای استفاده می‌کند. تعداد نامه‌های رسیده به شما در کادر مخصوص اطلاع‌رسانی صفحه‌ی اول در یک نمایه‌ی مخصوص آشکار می‌شود که با کلیک بر آن به صندوق پستی وارد خواهید شد. این گزینه دارای یکی از آواهای اطلاع‌رسان است. درصورت خواندن همه‌ی نامه‌های صندوق پستی، نمایه‌ی سیستم اطلاع‌رسانی حذف می‌شود. لازم به‌ذکر است که برای آشکارشدن نمایه‌ی سیستم اطلاع‌رسانی نیازی به تازه‌سازی اطلاعات سیستم نیست و درصورت اتصال همه‌ی اجزاء سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای این اطلاع‌رسانی به‌سرعت و بلافاصله پس از ارسال نامه به شما فعال شده و خود را مجددا فراخوانی می‌کند.
دفترچه‌ی تلفن ابزاری عمومی برای استفاده‌ی همه‌ی کاربران سیستم است. این ابزار اطلاعات مربوط به تلفن‌ها ، ایمیل‌ها و نشانی‌های اینترنتی را از فهرست اشخاص و فاکتورهای فروش متفرقه جمع‌آوری کرده و به اطلاعات مخصوص دفترتلفن متصل می‌کنذ. جزئیات مشخصات مربوط به یک شخص با همه‌ی نشانی‌های ممکن‌اش در پرونده‌های دفترتلفن ذخیره می‌شود.
در دفترچه‌ی تلفن علاوه بر اینکه جزئیات کامل اطلاعات هر ردیف در صفحه‌ای جداگانه نمایش داده می‌شود، فهرست کامل پرونده‌ها نیز در بخشی مجزا وجود دارد. «کلیه‌ی تلفن‌ها»، «کلیه‌ی ایمیل‌ها» و «کلیه‌ی نشانی‌های اینترنتی» در بخش‌های متفاوت تفکیک شده‌اند. شماره‌های اول و دوم تلفن به همراه شماره‌ی فاکس به‌صورت پشت‌سرهم در اطلاعات دفترتلفن فهرست می‌شوند. این باعث می‌شود هنگام ثبت اطلاعات اشخاص نیازی به دقت و موشکافی در تعیین اولویت تلفن‌ها و موبایل‌ها نداشته باشید. چرا که علاوه بر انتقال همه‌ی شماره‌های اول تا سوم، اگر شماره‌ی تلفن‌های منتقل‌شده دارای خصوصیات شماره‌های موبایل باشند قابلیت تفکیک از شماره‌های ثابت را داشته و هویت آنها برای سیستم تعریف شده‌است.
هر کاربر می‌تواند در کنار تلفن‌هایی که برای عموم کاربران به‌ثبت می‌رساند، شماره‌های خصوصی خود که ربطی به کار و وضعیت کاری‌اش ندارد را در همین قسمت وارد کند. هنگام ثبت اطلاعات دفترتلفن اگر گزینه «این اطلاعات خصوصی بوده و فقط برای من نمایش داده شود» فعال شود، اطلاعاتی که در پرونده‌ها بایگانی می‌شود فقط برای کاربری که آنرا ثبت کرده‌است نمایش داده خواهد شد.