نرم افزار حسابداری طلا و جواهر

شماره‌ی مطلب : ‌11 | تعداد بازدید : 2453

نسخه‌ی قابل چاپ

سامانه‌ی ایمیل

استفاده از ایمیل جهت ارسال اطلاعات سبب کم‌شدن هزینه‌ها و بالارفتن سرعت و امنیت ارتباطات می‌شود. در برنامه‌ی حاضر امکان ایمیل‌کردن کلیه‌ی فاکتورهایی که از طریق قالب‌های چاپ فاکتورها و اسناد به‌دست می‌آیند و همچنین ایمیل‌کردن بانک جامع اطلاعات فراهم است. امکان ارسال ایمیل دلخواه به همراه سیستمی که ارسال ساختمند ایمیل را ممکن می‌کند، جایگاه ویژه‌ای به مبحث ارتباطات الکترونیکی برنامه داده است. کلیه‌ی کلیدهای مربوط به سامانه‌ی ایمیل از طریق صفحه‌ی مخصوص کاربران و براساس سطح دسترسی تعریف‌شده توسط مدیرسیستم، در اختیار کاربران قرار می‌گیرند.

» نکاتی پیرامون گیرندگان ایمیل
» تنظیم ارسال‌گرهای ایمیل
» ارسال ایمیل
» ایمیل‌کردن قالب‌های چاپ
» صفحه‌ی ویژه‌ی ارسال ایمیل‌ها
» تنظیم جملات ساختمند
» ارسال ساختمند اطلاعات
 

درج ونگهداری نشانی‌های ایمیل در پنج بخش مختلف انجام می‌شود. برای هر شخص ، همسر شخص، یک سهامدار ، یک کاربر و هر فرد یا نهادی که در اطلاعات دفترچه‌ی تلفن ثبت شده‌است ، می‌توان نشانی ایمیل Email آنرا ثبت و نگهداری نمود.

در کنار موارد فوق، فرایند «گیرندگان گروهی ایمیل» نیز طراحی شده‌است که مجموعه‌ای از نشانی‌های ایمیل مختلف را در ردیف‌های مجزا و تحت عنوان یک گروه ثبت و نگهداری می‌کند. هر ردیف از جدول گیرندگان گروهی ایمیل، مجموعه‌ای از آدرس‌های ایمیل است که با یک نام یکتا و با امکان محدودسازی دسترسی به آن توسط کاربران خاص، تعریف می‌شود. هنگام ارسال ایمیل می‌توان با کلیک بر کلید «انتخاب از فهرست ویژه‌ی گیرندگان ایمیل» گروه تعریف‌شده را انتخاب کرده و یک ایمیل را به کلیه‌ی نشانی‌های موجود در آن ردیف ارسال نمود. اگر می‌خواهید یک متن ثابت را برای افراد خاصی در یکی از مناسبات سالیانه و یا جهت تبلیغات و دعوت به حضور در یک مجلس ارسال کنید؛ به‌صورتی که لزوما نشانی همه‌ی آن افراد در فهرست اشخاص یا دفترچه‌ی تلفن شما ثبت نشده‌است؛ بهترین حالت واردکردن نشانی‌های آنها در فهرست «گیرندگان گروهی ایمیل» و انتخاب گروه در مقاطع زمانی دلخواه است. اما برای برقراری ارتباط با افرادی که با آنها حساب و کتاب دارید و یا نشانی‌های آنها در دفترچه‌ی تلفن شما ثبت شده‌است، بهترین روش ارسال ساختمند ایمیل است.

هنگام درج نشانی ایمیل، اگر نشانی درج‌شده حروف @ و . را نداشته باشد، نشانی ثبت‌شده غیرمعتبر تشخیص داده خواهد شد.
 

برای ارسال ایمیل نیاز به یک ارسال‌گر است. منظور از ارسال‌گر ایمیل، پروتکلی‌ست با نام SMTP که مخفف SIMPLE MAIL TRANSFER PROTOCOL است. این پروتکل فقط به یک نام کاربری و دامنه نیاز دارد تا پیغام را به سمت گیرنده مسیریابی کند. این پروتکل هم به‌صورت رایگان از طریق سرویس‌دهنده‌گانی مانند gmail و هم توسط سایتی که به عنوان میزبان سرویس وب خود در نظر گرفته‌اید، ارایه می‌شود.

در صورتی که دارای سرویس‌دهنده‌‌ی مخصوص خود هستید، بایستی مشخصات Outgoing mail را دقیقا مطابق با آنچه سرویس‌دهنده‌ی شما ارایه کرده است، در در بخش «مشخصات سرویس‌دهنده و روش برقراری ارتباط» وارد کنید. برنامه به‌گونه‌ای طراحی شده‌است که امکان استفاده از راه‌کارهای امنیتی سرویس‌دهندگان ایمیل از جمله SSL و SASL و .. را داشته باشید. این راه‌کارها معمولا از طریق سرویس‌دهندگان به‌اطلاع کاربران می‌رسد. شما همچنین می‌توانید از طریق ایجاد یک اکانت در سرویس‌دهنده‌ی رایگان Gmail ایمیل‌های خود را به‌صورت رایگان ارسال نمائید. جهت سهولت کار، پیش‌فرض‌های مربوط به تنظیمات ارسال ایمیل توسط Gmail در سه روش مختلف در بخش «مشخصات سرویس‌دهنده و روش برقراری ارتباط» قرار داده شده است که تفاوت این روش‌ها در شماره درگاه ارتباطی (Port) و نوع SSL آنهاست. به این ترتیب برای استفاده از ارسال‌گر جی‌میل فقط کافی‌ست که کدکاربری و کلمه‌ی رمز ورود به یک حساب جی‌میل را داشته باشید و آنها را در قسمت User Name و Password در قسمت پائینی بخش «مشخصات سرویس‌دهنده و روش برقراری ارتباط» وارد کنید. الباقی تنظیمات با انتخاب یکی از روش‌های برقراری ارتباط با سرویس‌دهنده، توسط برنامه انجام خواهد شد. کلید «ارسال آزمایشی یک نامه» برای آن گذاشته شده است تا یک نامه به‌صورت آزمایشی از سرویس‌دهنده‌ی تنظیم‌شده توسط شما به eshragh@gmail.com ارسال شود و اگر ایمیل به درستی ارسال شود، نشان‌دهنده‌ی آن است که مشخصات ثبت شده صحیح بوده و ارسال‌گر به درستی ایمیل‌های شما را ارسال خواهد کرد.

در بخش «مشخصات کلی» بایستی نشانی ایمیل خود ، نامی که می‌خواهید هنگام دریافت نامه آشکار شود و امضاء پایان نامه را تنظیم کنید. راهنمایی‌های لازم در محیط این صفحه نوشته شده است. در بخش «سایر تنظیمات» امکان انتخاب خدمات ویژه‌ی ارسال ایمیل که ممکن‌است توسط سرویس‌دهندگان مختلف ارایه‌ شود، فراهم است. . ویژه‌گی حداکثر زمان اتصال به سرور جهت ارسال یک نامه نیز قابل تنظیم است. در صورتی که می‌خواهید ایمیل‌های حجیمی از آدرس انتخابی ارسال کنید بایستی حداکثر زمان ارسال را افزایش دهید. حجیم‌شدن یک ایمیل درصورتی‌ست که فایل‌های پیوست‌شده‌ی آن دارای حجم زیادی باشند. درصورت انتخاب گزینه‌ی «همیشه یک نسخه از نامه‌ی ارسالی را در ایمیل ارسال‌گر نگه دارد .» پس از ارسال هر ایمیل یک رونوشت از آن ایمیل در نشانی ارسال‌گر باقی می‌ماند.

یک ارسال‌گر را می‌توان به‌گونه‌ای تعریف کرد که فقط توسط کاربران دارای مجوز دیده شود. همچنین اگر از لایسنس شبکه استفاده می‌کنید امکان ارجاع ارسال‌گر ایمیل به کامپیوتر دیگری که در شبکه حضور دارد و به اینترنت متصل است نیز وجود دارد. درصورت انتخاب کامپیوتر دیگری جهت ارجاع ایمیل‌ها به آن کامپیوتر، پس از ارسال یک ایمیل توسط آن ارسال‌گر، ایمیل‌های ارسالی به صف انتظار آن کامپیوتر ارسال شده و پس از فرارسیدن نوبت‌اش، ارسال می‌شود. نوبت‌بندی صف‌های ایمیل براساس تاریخ ورود به صف و درجه‌ی اهمیت ایمیل‌ها مشخص می‌شود.
 

در فرایند ارسال ایمیل همه‌ی جزئیات و ظرافت‌های معمول برنامه‌ها و ابزارهای ارسال‌کننده‌ی ایمیل رعایت شده است. البته با این خصوصیت ممتاز که بایگانی کلیه‌ی ایمیل‌های ارسال‌شده در برنامه نگهداری‌شده و بدون نیاز به تکرار و نوشتن چندباره‌ی متون ایمیل و تصاویر پیوست‌شده‌ی فاکتورها، ایمیل‌ها به‌صورت اتوماتیک تنظیم وآماده‌ی ارسال می‌شوند. خصوصیت مهم دیگر ارسال ایمیل، امکان تقسیم‌کار و ارجاع درخواست ارسال ایمیل به کامپیوتر دیگری در شبکه است که سبب کم‌شدن بار سیستم‌ها و تقسیم‌شدن کارهاست. در صفحه‌ی ارسال ایمیل بخش‌های مختلفی وجود دارد که درادامه‌ی مطلب به‌چند مورد از آنها اشاره‌ای می‌شود.


‌فرستنده‌ی ایمیل
فرستنده‌ی ایمیل همان نشانی ایمیلی‌ست که قبلا هنگام ثبت مشخصات ارسال‌گر، در پرونده‌ی آن ارسال‌گر ثبت شده‌است. جهت انتخاب ارسال‌گر ایمیل بایستی نام یکتای آن از فهرست ارسال‌گرهای تنظیم‌شده انتخاب شود. این ارسال‌گر می‌تواند درخواست ارسال ایمیل را به‌ کامپیوتر دیگری در شبکه ارجاع دهد که وظیفه‌ی ارسال ایمیل‌ها را برعهده دارد.

گیرنده‌ی ایمیل و گیرندگان رونوشت
برای ثبت گیرنده‌ی ایمیل چندین روش متفاوت وجود دارد. علاوه بر امکان نوشتن یک یا چند نشانی ایمیل - که با Enter و یا کاراکترهایی غیر از حروف واعداد انگلیسی از هم متمایز می‌شوند - همچنین امکان انتخاب نشانی ایمیل یا ایمیل‌ها از فهرست ویژه‌ی گیرندگان ایمیل نیز وجود دارد. درصورت کلیک بر کلیدی که با عنوان «انتخاب از فهرست ویژه‌ی گیرندگان ایمیل» مشخص شده‌است، صفحه‌ای با 5 بخش مختلف ظاهر می‌شود که حاوی فهرست ایمیل‌های گروهی وفهرست اشخاص، سهامداران و کاربران دارای نشانی ایمیل است. همچنین نشانی‌های ایمیل دفترچه‌ی تلفن نیز در بخش دیگری از این صفحه فهرست می‌شوند. در صفحه‌ی ظاهرشده می‌توان با فشاردادن کلید Space و یا کلیک برکلید سبزرنگ بالای صفحه، چندین نشانی مختلف را ازفهرست‌های موجود مشخص کرده و با کلیک بر کلید «انتخاب گیرنده یا گیرندگان» و یا فشاردادن کلید Enter نشانی یا نشانی‌های انتخابی را در کادر مخصوص گیرنده‌ی ایمیل درج کرد. هنگام فشاردادن کلید «ثبت و ارسال» سیستم به‌‌صورت هوشمند شروع به کنترل و تنظیم ایمیل‌های نوشته‌شده در کادر مخصوص «گیرنده» می‌کند و اگر آدرسی فاقد شرایط نشانی ایمیل صحیح باشد، آنرا از کادر حذف خواهد کرد. نشانی‌های ثبت‌شده در کادر در خطوط مجزا مرتب شده و اگر فهرست خالی شود، آگاهی‌ها و تذکرات مربوطه را به‌اطلاع می‌رساند.

اگر می‌خواهید علاوه بر گیرنده‌ی نامه، نسخه‌ای از ایمیل را به آدرس‌های دیگری نیز رونوشت کنید، می‌توانید در بخش «سایر تنظیمات مرتبط» به ترتیب‌ شرح‌داده‌شده‌ی فوق، نشانی‌های ایمیل گیرندگان «رونوشت» و یا «رونوشت مخفی» را در کادرهای مربوطه ثبت کنید. همان‌طور که در این بخش قید شده‌است، در صورتی که می‌خواهید اطلاعاتی ثابت، مانند متنی حاوی تبریک یا اعلام آخرین قیمت یک نوع کالا را برای گروهی از مشتریان خود بفرستید؛ بهترین حالت، ارسال یک ایمیل به یک گیرنده خاص و حتا ناموجود مانند group@mosabbeh.com و ثبت نشانی گیرندگان نامه در قسمت «رونوشت مخفی» آن نامه است. در این حالت هنگام خواندن نامه توسط یک گیرنده، الباقی نشانی‌های ثبت‌شده در قسمت گیرندگان دیده نمی‌شود، ضمن آنکه وظیفه‌ی ارسال رونوشت‌های متعدد به‌عهده‌ی سرویس‌دهنده خواهد افتاد و صرفه‌‌جویی قابل اعتنایی در وقت و هزینه صورت خواهد گرفت!

موضوع و متن ایمیل
برای اینکه یک ایمیل ثبت شود، بایستی در کادر مخصوص موضوع و یا در بخش «تنظیم متن ایمیل» چندحرفی نوشته شده باشد. در کادر مخصوص متن ایمیل، می‌توان با فشاردادن کلید Enter خطوط جدیدی ایجاد کرد نیز می‌توان متن موردنظر را در قالب HTML در محیط‌های دیگر تهیه کرده و در کادر مخصوص «تنظیم متن ایمیل» قرار داد. در قسمت پائین این بخش، امکان مشخص‌سازی درجه‌ی اهمیت ایمیل فراهم است. اگر درجه‌ی اهمیت ایمیل را زیاد کنید ایمیل وقت زیادی را در صف انتظار ارسال از دست نمی‌دهد و هنگام دریافت‌شدن، با علامت‌هایی درجه‌ی اهمیت آن به‌اطلاع گیرنده‌ی نامه می‌رسد. همچنین اگر گزینه‌ی «رسید ایمیل از گیرنده دریافت شود» را علامت بزنید، یک ایمیل مبنی بر رسید نامه از طرف دریافت‌کننده به شما ارسال خواهد شد. در بخش «سایر تنظیمات مرتبط» و در قسمت پائین صفحه گزینه‌ای وجود دارد تحت عنوان «حالت ارسال». با استفاده از این گزینه می‌توان یک ایمیل را در حالت متنی، HTML و یا ترکیبی از ایندو ارسال کرد. اگر حالت سوم انتخاب شود، نحوه‌ی دریافت ایمیل در سیستم گیرنده به هرصورتی که تعریف شده‌باشد، نامه‌ی ارسالی قابلیت خوانده‌شدن خود را از دست نخواهد داد.

پیوست‌های ایمیل
هر ایمیلی می‌تواند دارای فایل‌های پیوست متعددی باشد. در بخش «پیوست‌های ایمیل»، به‌راحتی می‌توان با کلیک بر کلید «انتخاب فایل جهت پیوست‌کردن» فایلی را از روی هارد و یا شبکه انتخاب کرده و آنرا به ایمیل متصل کرد. اگر از لایسنس شبکه استفاده می‌کنید، نسخه‌ای از فایل انتخابی، هنگام ثبت ایمیل، طبق تعریفات پیوست‌ها و تصاویر به دایرکتوری Email در کامپیوتر مرکزی منتقل می‌شود تا ضمن بایگانی‌شدن، امکان رجوع به آن و کنترل وضعیت ارسال‌ها ممکن باشد. نوع فایل‌هایی که برای پیوست‌کردن انتخاب می‌شوند، می‌تواند هر کدام از فرمت‌های رایج از قبیل فایل‌های گرافیکی ، صوتی، تصویری، متنی،‌آرشیوی و حتا اجرایی باشد اما درصورتی امکان پیوست‌کردن فایل‌هایی با حجم زیاد را دارید که سرویس‌دهنده‌ی شما فضای کافی برای ایمیل‌ها در اختیار شما قرار داده باشد. مثلا اگر از سرویس‌دهنده‌ی yahoo آستفاده کنید، محدودیت ارسال 3 مگابیت اطلاعات در هر ایمیل را خواهید داشت. اما معمولا کسانی که دارای ایمیل مخصوص خود بوده و آنرا از سرویس‌دهندگان وب خریدارای کرده باشند با محدودیت حجمی مواجه نخواهند شد.

پیوست‌کردن انواع تصویر به یک ایمیل، به‌روش دیگری نیز انجام می‌شود. در بخش «درج یک تصویر در متن» شما می‌توانید تصویر را به‌گونه‌ای ارسال کنید که در هنگام دریافت به‌جای فهرست‌شدن در فایل‌های پیوست، به‌همراه متن ایمیل نمایان شود. این تصویر می‌تواند لوگویی از موسسه‌ی شما و یا یک طرح گرافیکی زیبا برای جلوه‌دادن به ایمیل‌های ارسالی توسط شما باشد.

ثبت و ارسال ایمیل
پس از تنظیم تمامی قسمت‌های ایمیل، با فشاردادن کلید «ثبت و ارسال» ضمن انتقال فایل‌های پیوست به دایرکتوری‌های مخصوص، ایمیل تنظیم‌شده به صف انتظار ایمیل در کامپیوتری که برای ارسال‌گر تعریف‌شده‌است، وارد می‌شود. سامانه‌ی ایمیل به‌گونه‌ای طراحی شده‌است که وقتی گزینه‌ی جدیدی به صف انتظار افزوده شود، همزمان درخواست ارسال ایمیل به کامپیوتر دارای ارسال‌گر نیز فرستاده می‌شود. کامپیوتری که مسوول ارسال ایمیل است، براساس دو صفت «تاریخ ورود به صف» و «درجه‌ی اهمیت» صف انتظار را مرتب کرده و به‌ترتیب ایمیل‌های موجود در صف را ارسال می‌کند.
 

همه‌ی انواع قالب‌های چاپ فاکتورها و اسناد را می‌توان پس از تهیه، به‌جای چاپ‌کردن، ایمیل کرد. پس از ثبت و انتخاب یک قالب، امکان تبدیل آن قالب به فایل‌های گرافیکی با فرمت jpg، bmp، gif و pdf وجود دارد. برای ایمیل‌کردن فاکتور تهیه‌شده می‌توان یکی از این فرمت‌ها را انتخاب کرد و قالب تهیه‌شده را به ایمیل ارسالی پیوست کرد. تبدیل فایل به تصویر و انتقال آن به کامپیوتر مرکزی، به‌صورت اتوماتیک توسط سیستم انجام می‌شود . همچنین به‌صورت پیش‌فرض جمله‌ای کوتاه -با ذکر نام کامل گیرنده‌ی ایمیل، اهداء سلام، ذکر نوع فاکتور و شماره‌ی آن و دعوت از گیرنده جهت دریافت و ملاحظه‌ی پیوست ایمیل- در متن ایمیل گنجانده می‌شود که می‌توان پیش از «ثبت و ارسال ایمیل» آنرا ویرایش و پیرایش نمود.
 

جهت مشاهده‌ی وضعیت ایمیل‌های ارسالی و دست‌یابی به بایگانی ایمیل‌های ارسال‌شده صفحه‌ای با عنوان فوق طراحی شده‌است. این صفحه دارای چهار بخش مختلف است. در بخش «ایمیل‌های منتظر ارسال» فهرست ایمیل‌هایی که بایستی توسط ارسال‌گرهای تعریف‌شده در یک کامپیوتر ارسال شود، وجود دارد. این فهرست طبق مرتب‌سازی پیش‌فرض براساس اولویت‌های ارسال چیده شده است. نام کاربر و کامپیوتر درخواست‌کننده‌ی هر ایمیل قابل رویت است و درصورت داشتن صلاحیت، امکان حذف آن نامه از صف و یا ویرایش محتوای نامه نیز ممکن است. بخش «ایمیل‌های درحال ارسال» کلیه‌ی ایمیل‌هایی را فهرست می‌کند که توسط ارسال‌گرهای موجود در کامپیوتر در همان لحظه در وضعیت ارسال قرار گرفته‌اند. هنگام فعال‌بودن ارسال‌گرها، در بالای همین صفحه و در صفحه‌ی مخصوص کاربران پنجره‌ای باز می‌شود که موقعیت ارسال ایمیل براساس شماره‌ی آن را به‌درصد و به‌صورت گرافیکی نمایش می‌دهد. در این پنجره کلیدی با عنوان «قطع ارسال» وجود دارد، که با کلیک بر آن کل عملیات ارسال ایمیل متوقف شده و تا رسیدن دستور جدید جهت ارسال ایمیل، متوقف باقی می‌ماند. در بخش «ارسال‌های نافرجام» ایمیل‌هایی فهرست می‌شوند که امکان ارسال آنها میسر نبوده و اشکال مربوطه یک اشکال اساسی مانند دردسترس نبودن ارسال‌گر یا قطعی اینترنت هم نبوده‌است. اگر اینگونه اشکالات اساسی پیدا شود کل عملیات ارسال با نمایان‌شدن صفحه‌ی اعلام خطا متوقف می‌شود. در این بخش فقط اشکالات جزئی مربوط به هر ایمیل از قبیل حجیم‌بودن یا غلط‌بودن آدرس گیرنده قید می‌شوند. در بخش «ارسال‌های انجام‌شده» فهرست کلیه‌ی ایمیل‌های ارسالی توسط ارسال‌گرهای نصب‌شده بر کامپیوتر تشکیل می‌شود. امکان ویرایش ایمیل‌ها فقط تا زمانی فراهم است که آنها در صف ارسال باشند و اگر ایمیلی به‌درستی ارسال‌شده‌باشد دیگر نمی‌توان آنرا ویرایش کرد اما می‌توان با استفاده از گزینه‌ی ویرایش، به‌ ارسال مجدد آن اقدام نمود. در پنجره‌ی «عملیات مرتبط» می‌توان جزئیات مشخصات اولین گیرنده‌ی قیدشده در ایمیل را مشاهده کرد. همان‌طور که ذکر شد این مشخصات ممکن است مربوط به یک شخص، همسر شخص، یک‌ سهامدار، یک کاربر و یا یکی از ردیف‌های دفترچه‌ی تلفن باشد.

اگر از طریق گزینه‌ی «کنترل مدیریتی و مشاهده‌ی وضعیت ارسال ایمیل‌ها» که در صفحه‌ی مخصوص مدیریت سیستم قرار دارد، وارد این صفحه شوید؛ فهرست ایمیل‌های ارسالی توسط کلیه‌ی ارسال‌گرهای موجود در شبکه و در همه‌ی کامپیوترها را مشاهده خواهید کرد. در این حالت امکان کنترل ایمیل‌های ارسالی و رصدکردن وضعیت ارسال ایمیل‌ها در لحظات مختلف فراهم می‌شود.
 

جملات ساختمند، اصطلاحا به جملاتی گفته می‌شود که به‌صورت پیش‌فرض تعریف شده و هنگام ارسال ساختمند ایمیل ، پس از فراخوانی مقادیر متغیرها و جایگزینی آنها در جمله، متن ایمیل ارسالی را تشکیل می‌دهند. جملات ساختمند، دارای 10 قالب مختلف هستند که تفاوت این قالب‌ها در نوع متغیرهای آنهاست. به‌سه حالت می‌توان یک متغیر را در داخل جمله به‌کار برد که هرکدام از این حالات، به یک شیوه‌ی تعریف‌شده، متغیرها را از روی پایگاه اطلاعات فراخوانی کرده و در جمله‌ی نهایی درج می‌کنند. قابل ذکر است که هر متغیر با یک شماره‌ی دو رقمی مشخص می‌شود و شرح مربوط به آن متغیر در قسمت «متغیرهای قابل انتخاب» که پس از انتخاب هر قالب ساخته می‌شود، در مقابل شماره‌ی متغیر نوشته شده است.

همان‌طور که در صفحه‌ی مخصوص طراحی قالب جملات نیز شرح داده شده‌است، نحوه‌ی تنظیم متغیرها به سه روش صورت می‌گیرد. اگر شماره‌ی متغیرها را در [] قرار دهید، دقیقا همان محتوای شرح‌داده‌شده، فراخوانی و جایگزین خواهد شد. مثلا اگر متغیر تاریخ تولد با شماره 01 را به‌شکل [01] در جمله تعریف کنید، هنگام ارسال ساختمند، به‌جای عبارت [01] دقیقا تاریخ تولد آن شخص مطابق با فرمت «01/01/1353» در جمله قید می‌شود. اگر متغیرها در {} قرار داده شوند، هنگام جایگزینی، معادل حرفی اعداد یا تاریخ‌ها به‌جای متغیر نوشته می‌شود. یعنی به‌جای عدد «1353» عبارت «هزار و سیصد و پنجاه و سه» را درج خواهد کرد و به‌جای تاریخ «01/01/1353 » عبارت «پنج‌شنبه 01 فروردین 1353» درج می‌شود. در سومین حالت، اگر متغیرها در <> قرار داده شوند، برای متغیرهایی که تعداد روزهای باقیمانده و یا سن و سال اشخاص به سال را مشخص می‌کند، معادل حرقی موکد آنها درج می‌شود و سایر متغیرهای عددی به‌صورت تفکیکی نمایان می‌شوند. همچنین معادل حرفی روز و ماه ستون‌های تاریخی نیز بدون ذکر سال آن قید می‌شود. یعنی به جای «1353» عبارت «1،353» و به‌جای «01/01/1353 » عبارت «اول فروردین» نوشته می‌شود. همچنین اگر متغیری تعداد روزهای باقیمانده تا سررسیدی معین را مشخص کند مثلا به جای عدد 10، عبارت «دهمین» و یا به جای عدد سه عبارت «سومین» ثبت خواهد شد.

با توجه به تنوع متغیرهای مربوط به هر قالب و شیوه‌های مختلف نمایش مقادیر آن متغیرها، امکانات زیادی جهت جمله‌بندی‌های مناسب و شیوا فراهم می‌شود. برای هر قالب می‌توان چندین جمله‌ی دلخواه را تعریف کرد که هنگام ارسال می‌توان به‌دلخواه یکی از آنها را انتخاب کرده و به گروه مشخصی از اشخاص ارسال کرد. تفاوت این جملات می‌تواند در لحن جمله، تاکیدهای خاص و روش‌های بیان باشد. به‌صورت پیش‌فرض برای هریک از قالب‌های موجود در برنامه جملاتی ساخته شده است. با مشاهده‌ی این جملات و کارکردن با متغیرها، با ساختار جمله‌سازی آشنا شده و امکان ساخت جملات متعدد با شیوه‌های بیان متفاوت از جمله باکنایه، با تاکید، محترمانه ، موکد و .. را برای خود فراهم سازید. در همه‌ی قالب‌های جملات ساختمند، علاوه بر متغیرهایی که مخصوص آن قالب است، متغیرهای مشترکی نیز وجود دارد که مربوط به تاریخ و ساعت روز، مشخصات مربوط به موسسه ، اطلاعات کاربر و قیمت روز انواع طلا/پلاتین/نقره و واحد ارزی برنامه هستند. این متغیرها، باعث کم‌شدن محدودیت‌های شما در جمله‌سازی خواهند شد. برای ثبت هر قالب بایستی نامی یکتا و منحصربه‌فرد برای آن درنظر گرفت تا هنگام ارسال ساختمند ایمیل ، انتخاب قالب به‌راحتی انجام شود. همچنین می‌توان قالب را به‌گونه‌ای تعریف کرد که فقط تعداد مشخصی از کاربران، مجوز استفاده از آن را داشته باشند.

جهت آشنایی بیشتر شما با روش‌های ساخت جملات، نحوه‌ی انتخاب متغیرها و تنوع آنها یک جمله جهت ارسال تبریک خاص به همسران اشخاص، بدین صورت شکل‌بندی می‌شود. جمله‌ی زیر، قالبی‌ست که به‌صورت پیش‌فرض تحت نام «تبریک خاص به همسران» برای قالب «تبریک پیش از تولد به همسران اشخاص» نوشته‌شده‌است و در آن از سه متغیر 01 برای «نام همسر مولود» ، 03 برای «تعداد روزهای باقیمانده» تا روز تولد و 05 که معرف «سن مولود +‌1» است ، استفاده شده‌است. جمله‌ی ثبت‌شده به شکل زیر است : [01]، {03} روز دیگر سرآغاز <05>ین بهار زندگی همسرتان است. این ایام بر شما خوش باد! پس از انتخاب این قالب هنگام ارسال ساختمند ایمیل و یافتن کلیه‌ی اشخاصی که تاریخ تولد همسرانشان در محدوده‌های مشخصی فراخواهد رسید، متن جمله‌ی نهایی که به‌هریک از افراد ارسال می‌شود، به‌شکل زیر تغییر خواهد کرد. در جمله‌ی فوق اگر «نام همسر مولود»، سرکار خانم عمادی باشد و «تعداد روزهای باقیمانده» تا فرارسیدن سررسید تولد مشتری 6 روز باشد و «سن مولود + 1» 35 سال باشد، جمله‌ی نهایی هنگام ارسال بدین شکل خواهد شد: سرکار خانم عمادی، شش روز دیگر سرآغاز سی و پنجمین بهار زندگی همسرتان است. این ایام بر شما خوش باد!
 

ارسال ساختمند، به مجموعه دستوراتی گفته می‌شود که قالب‌های جملات ساختیافته را فراخوانی کرده و با جایگزینی مقادیر مرتبط، آن جملات را به اشخاص خاصی در محدوده‌های قابل انتخاب، از طریق ایمیل یا پیامک ارسال می‌کند. نوع اطلاع‌رسانی مطابق با قالب جملات و در ده مقوله‌ی مختلف صورت می‌گیرد. همانطور که در صفحه‌ی اول ارسال ساختمند ایمیل و پیامک مشاهده‌ می‌کنید، پس از انتخاب «نوع اطلاع‌رسانی» اولین قالبی که برای آن ساخته شده‌است در قسمت «قالب جمله‌بندی» آورده می‌شود که امکان انتخاب سایر قالب‌های مربوط به آن نوع از اطلاع‌رسانی را نیز از طریق جعبه‌ی حاوی اطلاعات، در اختیار شما قرار می‌دهد. در همین صفحه کلیدی تحت عنوان «ویرایش قالب» وجود دارد که می‌توان قالب جمله‌ی ساختمند را مورد بازبینی و ویرایش قرار داد. همچنین در کادر پائین صفحات بعدی، گزینه‌ای تحت عنوان «برای اشخاص فاقد پیشوند، براساس جنسیت‌شان پیشوند بسازد» وجود دارد که اگر این گزینه علامت داشته باشد و نام فرد یافت‌شده در محدوده‌های انتخابی فاقد پیشوند باشد، براساس جنسیت آن فرد، به ابتدای نام‌اش «جناب آقای» و یا «سرکار خانم» اضافه می‌شود.

‌تبریک روز تولد
از طریق این گزینه امکان ارسال تبریک تولد به اشخاص، همسران اشخاص، سهامداران و یا کاربران فراهم می‌شود. با استفاده از امکانات موجود در بخش محدوده‌ی تاریخی تولد، به‌سرعت می‌توان یک محدوده‌ی تاریخی تعریف کرده و فهرست افرادی که سررسید تولد آنها در آن محدوده‌ی تاریخی قرار دارد را به‌دست آورد.

‌تبریک پیش از تولد به همسران اشخاص
هنگام ثبت پرونده برای یک شخص ، در بخش «شناسنامه» امکان تعریف مشخصات همسر، تاریخ ازدواج و تاریخ تولد همسر وجود دارد. با این روش اطلاع‌رسانی و استفاده از یک محدوده‌ی تاریخی معین، امکان دستیابی سریع به اطلاعات مربوط به همسران اشخاص فراهم می‌شود. نوع تبریک می‌تواند به دوحالت اتفاق افتد؛ یا تولد مشتری‌ست و تبریک به همسرش ارسال می‌شود و یا تولد همسر مشتری‌ست و تبریک به مشتری ارسال می‌شود.

‌تبریک ازدواج
تبریک ازدواج نیز حاوی جمله‌ایست که برای تبریک به مشتری یا همسر مشتری و یا هر دو بابت ازدواج‌شان ارسال می‌شود.

‌تذکر برای پاس‌کردن چک
چکهایی که از مشتری دریافت کرده‌اید، بایستی در سررسید معینی پاس شوند. بعضی مشتریان به علت مشغله‌ی زیاد و دلایل دیگر ممکن‌است در سررسیدهای پرداخت چک، دچار فراموشی شوند. از طریق این گزینه می‌توان یک جمله‌ی ساختیافته - که حاوی مشخصات چک مذکور و روزهای باقیمانده تا سررسید چک است- را به نشانی ایمیل شخص و یا تلفن‌همراه‌اش ارسال کرد. این جمله می‌تواند به‌شیوه‌های مختلفی ساخته و بیان شده و چند روز پیش از سررسید چک به آنها ارسال شود. مثلا می‌توان هر هفته این گزینه را اجرا کرده و به مشتریانی که سررسید چک آنها در آن هفته فرا می‌رسد، این جمله را ارسال کرد. با این حال سیستم دو گزینه‌ی دیگر جهت محدودسازی ارسال‌ها در اختیار شما گذاشته است. شما می‌توانید فقط به کسانی اطلاع دهید که سابقه‌ی برگشت چک داشته‌اند و یا فقط به آنهایی اطلاع‌‌رسانی کنید که مبلغ چک‌شان از مقدار معینی بیشتر باشد.

‌تذکر برای تسویه‌ی فاکتور
در فاکتورهای معاملات و در بخش «تنظیمات نهایی» اگر یک فاکتور دارای مانده‌حساب باشد، می‌توان تاریخ مشخصی را برای تسویه‌ی آن فاکتور در نظر گرفته و در فاکتور ثبت کرد. این نوع از اطلاع‌رسانی، فاکتورهای دارای تاریخ تسویه را واکاوی می‌کند و اگر سررسید یک فاکتور در محدوده‌ی درنظرگرفته‌شده، قرار داشته باشد، نام مشتری و نشانی‌های ایمیل و تلفن‌همراه‌اش فهرست می‌شوند تا امکان ارسال جمله‌ای ساختیافته‌ به وی و اعلام زمان باقیمانده تا سررسید تسویه به‌همراه مشخصات آن فاکتور ممکن شود.

‌تذکر برای پرداخت قسط
اگر مانده‌حساب یک فاکتور و یا میزان بدهکاری یک شخص، قسط‌بندی شده باشد؛ فهرست این اقساط با سررسید معین در دفتر اقساط ثبت می‌شوند. با اجرای این اطلاع‌رسانی، قسط‌های پرداختنی در محدوده‌ی تاریخی انتخابی بررسی شده و اگر سررسید یک قسط در آن محدوده جای داشته باشد، نام شخص و مشخصات قسط مذکور جهت اطلاع‌رسانی فهرست می‌شوند. در این بخش نیز امکان آن وجود دارد که اطلاع‌رسانی فقط برای کسانی انجام شود که سابقه‌ی تاخیر در پرداخت قسط‌های قبلی داشته‌اند و یا مبلغ قسط‌شان از مقدار معینی بیشتر باشد.

‌تذکر بابت مانده بدهکاری اشخاص
در مواقعی پیش می‌آید که حساب بدهکاری مشتریان از حد معینی بیشتر شده و یا راس روزهای بدهکاربودن آنها بیش از روزهای مجاز شود. در چنین حالاتی می‌توان از این شیوه‌ی اطلاع‌رسانی استفاده کرده و باذکر تعداد روزهای بدهکاری و مبلغ بدهی، از مشتری درخواست شود که نسبت به تسویه‌ی بدهی خویش اقدام کند. برای این منظور، علاوه بر امکان تفکیک کردن بدهکاران هر یک از حساب‌های چهارگانه‌ی اشخاص، امکان تفکیک کسانی که مانده‌حساب کلی آنها -که از ترکیب حساب‌های چهارگانه براساس قیمت‌های روز به‌دست می‌آید- هم بدهکار است و یا بدهکارانی که مانده‌حساب بدهی‌شان از یک مقدار معین و یا از روزهای معینی بیشتر شده‌باشد نیز فراهم است. در کنار معیارهای فوق، می‌توان فهرست بدهکارانی که باید به آنها اطلاع‌رسانی شود را براساس تیپ حسابداری، سطح مشتری، گروه اعتباری، گروه مشتری، نام شهر، تیپ کاری و حتا جنسیت اشخاص نیز محدود کرد.

‌اعلامیه بابت قرارگرفتن در لیست سبز یا سیاه
اگر شخصی به دلایل خاصی در لیست سیاه مشتریان یا لیست سبز مشتریان قرار گرفت، امکان اطلاع‌رسانی به وی از این طریق ممکن می‌شود. جهت جلوگیری از ارسال تکراری اطلاعات، می‌توان صرفا افرادی از لیست سبز یا سیاه که در محدوده‌های معین تاریخی وارد این لیست‌ها شده‌اند را انتخاب کرده و به آنها اطلاع‌رسانی کرد.

‌سایر موارد
از طریق این حالت، امکان اطلاع‌رسانی‌های متفرقه به اشخاص، همسران اشخاص، سهامداران یا کاربران فراهم می‌شود. این پیام‌ها می‌تواند ارسال تبریک عید به‌ همه‌ی مشتریان و یا تبریک روز زن به مشتریان یا کارکنان خانم باشد. فهرست اشخاص را می‌توان براساس معیارهای تیپ حسابداری، سطح مشتری، گروه اعتباری، گروه مشتری، نام شهر، تیپ کاری و جنسیت آنها تفکیک و محدود‌سازی کرد. معیار جنسیت در همه‌ی فهرست‌های اشخاص، همسران اشخاص، سهامداران، کاربران قابل انتخاب و تفکیک است.

‌ارسال اطلاعات
پس از انتخاب هر یک از گزینه‌ها و تعیین محدوده‌ی دلخواه، فهرست مشتریان به همراه جمله‌ی تنظیم‌شده در دو بخش ظاهر می‌شود. بخش اول با عنوان «نفراتی که یک نشانی برای آنها ثبت شده‌است» و بخش دوم با عنوان «نفراتی که فاقد نشانی ایمیل هستند» مشخص می‌شوند. در صفحه‌ی ساخته‌شده، امکان ویرایش نشانی ایمیل یا شماره‌ی موبایل هر شخص و یا حذف آن شخص از فهرست تشکیل‌شده وجود دارد. امکان مشاهده‌ی جزئیات مشخصات هر شخص نیز به‌صورت مجزا فراهم است. پس از انجام تغییرات و ویرایشات دلخواه، امکان ارسال ایمیل به کلیه‌ی اشخاص مندرج در فهرست، فراهم خواهد شد. جهت ارسال ایمیل‌ها، صفحه‌ای ظاهر می‌شود که در آن بایستی «نام ارسال‌گر» یا همان فرستنده‌ی نامه،‌ درجه‌ی اهمیت ایمیل‌ها، موضوع ایمیل و سایر تنظیمات جزئی مربوط به ارسال ایمیل مشخص شده و کلید نهایی «ارسال ایمیل‌ها» کلیک شود.